تلفن گویا چيست و چه کاربردهايی دارد؟
احتمالا اين روزها بسيار پيش آمده که با کسبوکارهای مختلف تماس گرفتهاید و صدایی از پیش ضبطشده ای را شنيده ايد که برای هدایت شما به قسمت مورد نظرتان، از شما میخواهد اعدادی را شمارهگیری کنید. این دقیقاً همان تلفن گویا است. امروزه تلفن گویای هر کسبوکاری یکی از اعضای مهم و ويترين آن سازمان ، به حساب میآید ، چراکه میتوان با استفاده از آن، توجه هرکدام از مخاطبها را در همان ابتدا و اولین برخورد (First Impression) جلب کرد. چگونگی ارائۀ خدمات به مخاطبان و داشتن سیستمهای پاسخگویی به مشتریان، یکی از عوامل مهم رضایت مشتریان و درنتیجه سودآوری و پیشرفت کسبوکار است.
باتوجهبه گسترش خدمات تلفنی، دردسترسبودن و نیز استفادۀ آسان از تلفن و تلفن همراه برای عموم مردم، میتوان گفت ارتباط تلفنی جزو اولین و مهمترین راههای ارتباطی مخاطبان و مشتریان با کسبوکارهاست.
تلفن گویا (Interactive voice response) یا بهاختصار «IVR» یا منشی تلفنی که به آن پاسخگوی خودکار تعاملی یا پاسخ صوتی تعاملی نیز میگویند، نوعی فناوری است که امکان تعامل کامپیوتر با انسانها را از طریق صوت و واردکردن صداهای فناوری «DTMF» یا همان (Dual-tone multi-frequency signaling)، به کمک صفحهکلید تلفن همراه ممکن میسازد.
در اوایل دهۀ ۱۹۸۰، برای اولين بار فناوریای که میتوانست گفتار دیجیتالیشده را روی دیسک ذخیره و پیام صوتی مناسب را پخش و پاسخ DTMF انسانی را پردازش کند، به بازار آمد .
با شروع استفادۀ مراکز تماس از فناوری چندرسانهای در اواخر دهۀ ۹۰، کسبوکارها هم کمکم به سرمایهگذاری در یکپارچهسازی تلفن و کامپیوتر «CTI» یا همان (Computer telephony integration) با استفاده از فناوری تلفن گویا روی آوردند.
در دهۀ بعد، استفاده از تلفن گویا رایج تر و بهکارگیری آن مقرونبهصرفهتر شد. علت این موضوع افزایش قدرت CPU و تغییر نرمافزارهای گفتار از کد اختصاصی به استاندارد VXML یا همان «Voice-XML» بود.
مزايای اصلی استفاده از تلفن گویا
بهطورکلی کاربرد فناوری تلفن گویا خدمترسانی به حجم زیادی از تماسها، کاهش هزینهها و بهبودبخشیدن به تجربۀ مشتریهاست. چنانچه تماسگیرندگان اطلاعات مورد نیاز خود را از تلفن گویا کسب نکنند یا به راهنمایی بیشتر نیاز داشته باشند، تماس آنها اغلب به یک نیروی انسانی وصل میشود. این رویه به شکلگیری سیستمی کارآمدتر کمک میکند که در آن کارمندان زمان بیشتری برای رسیدگی به تعاملات پیچیدهتر دارند.
مراکز تماس از فناوری تلفن گویا برای شناسایی و دستهبندی تماسگیرندگان بهره میگیرند. قابلیت شناسایی مشتریان این امکان را فراهم میکند تا خدمات متناسب با نمایۀ مشتری ارائه شود. فرد تماسگیرنده میتواند از گزینۀ انتظار در صف، انتخاب خدمات خودکار یا درخواست تماس با آنها برخوردار باشد.
شرکتهای کوچک و استارتاپها نیز میتوانند از فناوری تلفن گویا برای بزرگترجلوهدادن کسبوکارشان استفاده کنند. این کار باعث اعتمادسازی برای مشتریانشان میشود. برای مثال، هرگز نیازی نیست که فرد تماسگیرنده بفهمد تماسهای مربوط به قسمت فروش و پشتیبانی او به یک شخص وصل میشود.
چهار مزیت قابل لمس و ارزشمند استفاده از تلفن گویا به شرح زیر است:
- پاسخگویی ۲۴ساعته به تمامی تماسها؛
- افزایش سرعت پاسخگویی و صرفهجویی در زمان؛
- افزایش دقت در پاسخگویی به تمامی تماسها؛
- صرفهجویی در هزینۀ نیروی انسانی.
تفاوت IVR و AA
در این میان یادآوری این نکتۀ مهم بسیار ضروری است که نباید پاسخگوی خودکار یا Auto-Answer را با IVR اشتباه گرفت.
پاسخگوی خودکار یا AA فقط نوعی توزیعکنندۀ خودکار تماس میان داخلیهای یک فناوری تلفنی است که قابلیت تعامل با تماسگیرنده و یکپارچگی با برنامههای کاربردی و بانکهای اطلاعاتی را ندارد و فقط برای توزیع خودکار تماسها میان واحدهای مختلف یک کسبوکار یا انتقال تماس به یک داخلی استفاده میشود؛ اما فناوری IVR برای تعامل بین کامپیوتر و افراد است.
کاربردهای تلفن گویا
در این قسمت با هدف آشنایی بیشتر شما با کاربردهای تلفن گویا به چند کاربرد اصلی آن میپردازيم. با توجه به گستردگی خدماتی که ميتوان با اين سرويس ارائه داد ، این چند مورد پرکاربرد از تلفن گویا ميتوانند ايده هايی برای طراحی اختصاصی آن برای سازمان شما نيز باشند .
- اپراتور خودکار (اتصال تماس گيرنده به داخلی ) (Auto-Attendant)
- صندوق صوتی سازمانی و روابط عمومی گويا (Organization Voicemail)
- سامانۀ ثبت پیشنهادها و انتقادها (Complaint System)
- تلفن بانک (IVR Banking)
- ثبت سفارش (Auto Ordering)
- نظرسنجی (Survey Methodology)
- نوبت دهی تلفنی (Interactive Turning)
- پرداخت قبوض (Bill Payment)
- اطلاعات رسانی گويا (Interactive Notice)
نمونۀ متن برای تلفن گویا
برای اینکه به چند متن تلفن گویا برسيم، با چند کسبوکار در حوزههای مختلف تماس گرفتم و صدای تلفنهای گویایشان را بهصورت متن نوشتم. در ادامه میتوانید بخوانید و از آنها برای کسبوکارتان الگو بگیرید.
نکات مهم برای انتخاب متن تلفن گویا
برای انتخاب متن تلفن گویای کسبوکارتان باید خیلی دقت کنید؛ چون هر ثانیهای که کلمات ضبطشده برای تماسگیرنده پخش میشود، وقت او را میگیرد و او میتواند یا طبق دستورالعمل تلفن گویای شما مراحل را اجرا کند ، یا گوشی را قطع کند!
در ادامه فهرستی از نکات مهمی که باید در انتخاب متن و ضبط صدای تلفن گویای خود به آن دقت کنید ، آورده ميشوند و شما ميتوانيد با الگو گرفتن از آنها ، مناسب ترين خدمات غير حضوری را به مشتريانتان ارائه دهيد ، اما یادتان نرود سادهترین راه برای بررسی و بهینهسازی کارآمدی فناوری تلفن گویایتان این است که از تماسگیرندگانی که از خدمات کسبوکارتان استفاده میکنند نظرسنجی کنید تا بتوانید به کمک دادههای جمعآوریشده، مسیر راه مشتری خود را بهینه کنید و از این راه، بهترین خدمات را به مشتریانتان بدهید.
در آخر هم پیشنهاد میکنم یک داخلی را به ثبت شکایات و انتقادات مشتریان اختصاص دهید تا بتوانند اظهارنظر کنند.
- نقشۀ راه مشتری کاربردی طراحی کنید.
طراحی گزینههای تلفن گویا نیز اهمیت بسیاری در راهنمایی صحیح و شفاف تماسگیرندگان دارد. همواره در تلاش باشید گزینههای کمتری را در برابر تماسگیرندههای خود قرار دهید تا آنها بتوانند بهراحتی یکی را انتخاب کنند. دستهبندی بیشازحد به سردرگمی تماسگیرنده منجر میشود. تماسگیرندگان باید قادر باشند با کوتاهترین پیام، در کمترین زمان به هدف خود برسند.
- صفحهکلید مناسب طراحی کنید.
برخی از کسبوکارها هنگامی که متن فناوری تلفن گویای خود را آماده میکنند، بخشهای بسیار متعدد و گاه نامفهومی را به تماسگیرنده پیشنهاد میدهند که جز سردرگمی نتیجۀ دیگری را به ارمغان نمیآورد. صفحهکلید فهرست شما باید واضح بوده و قابلیت بازگشت به فهرست قبلی را در هر زمانی داشته باشد.
استودیوی حرفهای انتخاب کنید.
باید صدای تلفن گویای کسبوکارتان را در خارج از فضای شلوغ و حتماً در استودیویی حرفهای ضبط کنید تا صدای تلفن گویای شما برای تماسگیرنده واضح و شفاف باشد.
گویندۀ حرفهای انتخاب کنید.
متن تلفن گویای شما باید با صدای گویندهای حرفهای تهیه شود. گویندۀ حرفهای کسی است که تن صدای مناسب و زیبایی داشته باشد و حداقل با اصول ابتدایی گویندگی و فراز و فرود جملات آشنایی کامل داشته باشد تا حرفهای عمل کرده و احساس خوبی را به تماسگیرنده منتقل کند.
جنسیت گوینده را مشخص کنید.
اینکه متن مناسب سازمان شما با صدای آقا یا خانم باشد، ممکن است بسته به نوع فعالیت شما متفاوت باشد. در بسیاری از سازمانها خانمها کار اپراتوری را انجام میدهند و شاید برای خیلی از سازمانها صدای خانم برای تلفن بهتر از آقا باشد. این موضوع کاملاً بستگی به نیاز کسبوکار شما دارد.
در انتخاب متن خلاق باشید.
خلاقیت در نوشتار متن تلفن گویا نیز از گزینههای مهم به شمار میرود. اینکه به روش سنتی به تماسگیرنده اعلام کنید: «شما با گروه طراحی سایت ایکس تماس گرفتهاید. برای ارتباط با مدیریت عدد…» دیگر برای خیلی از افراد جامعه به متنی تکراری و مرده تبدیل شده است. وقتی اکثر کسبوکارها از چنین متنهایی استفاده میکنند، صرف کمی وقت و هزینه برای انجام این کار به شکلی متفاوت، تا حد بسیار زیادی تماسگیرندههای کسبوکار شما را شگفتزده میکند.
کمی مکث داشته باشید.
در پیامی که قرار است ضبط کنید، مابین کلمات و عبارتهای خود کمی صبر کنید تا ذهن تماسگیرنده بتواند پیام شما را دریافت کند و مغزش فرصت تجزیهوتحلیل را داشته باشد و بتواند تصمیم بگیرد کدام شماره را شمارهگیری کند.
صدا ها را مانند گويش رايج ضبط کنيد نه ربات !
درست است که متن تلفن گویا صدایی از قبل ضبطشده است، اما این دلیل نمیشود پیامتان سرد و بیروح باشد. هنگام ضبط متن تلفن گویا طوری صحبت کنید که انگار تماسگیرنده در ارتباط مستقیم با شماست، نه اینکه مثل یک رباتِ انسانی فقط یک سری عبارات را بیان کنید.
شخصیسازی کنید.
وقتی تماسگیرنده بداند فناوری کسبوکار شما قادر به شناسایی هویت وی است، اشتیاق بیشتری برای ماندن در فناوری خواهد داشت و کمتر احساس میکند با نوعی فناوری بیروح طرف است. پس سعی کنید تماسگیرندهها را با نام یا نام خانوادگی صدا کنید.
اهدافتان را شفاف بگویید.
این قانونی ساده است که دربارۀ هر اقدام مربوط به مشتری صدق میکند. خوشامدگویی گرمی بکنید و مختصر و مفید توضیح دهید که فناوری تلفن گویایتان قادر است چه خدماتی به تماسگیرنده بدهد. برای وقت تماسگیرنده ارزش قائل باشید.
آهنگ مناسب انتخاب کنید.
پخش آهنگ با صدای بلند یا آهنگهايی که جنبه عمومی ندارند یا پخش آگهی، هنگامی که تماسگیرنده را پشت خط نگه داشتهاید، بهعنوان بدترین ایدۀ ممکن تلقی میشود. آهنگی را انتخاب کنید که نشاندهندۀ برند و شخصیت شرکت شماست. استفاده از آهنگهای پرتکرار باعث اذیتشدن تماس گيرندگان ميشود .
عاميانه و دوستانه صحبت کنيد .
به خاطر داشته باشید که گفتوگوی تلفن گویا باید به گفتوگوی میان دو انسان زنده شبیه باشد. فناوری باید مکثهای خود را با عباراتی همچون «با سپاس از اطلاعاتتان، اجازه دهید حسابتان را بررسی کنم» یا «در حال پیداکردن مناسبترین فرد برای رسیدگی به درخواست شما هستم» توضیح دهد تا تماسگیرنده در حالت بلاتکلیفی نماند؛ زیرا تلفن را سریعاً قطع خواهد کرد.
زمان انتظار را اعلام کنید.
اگر تماس را به اپراتور زنده منتقل میکنید، زمان حدودی انتظار و چگونگی بازگشت به فناوری تلفن گویا را به تماسگیرنده اطلاع دهید.
اطلاعات تکراری دریافت نکنید.
اگر میخواهید تماسگیرندگان ایمان بیاورند که فناوری تلفن گویای شما قادر به حل مشکلشان است و نمیخواهید گوشی را قطع کنند، وقتی تماس به اپراتور وصل میشود، پرسشهایی را تکرار نکنید که پیشتر به فناوری تلفن گویا پاسخ دادهاند.
اپراتور را نکشید!
فناوری تلفن گویای شما هر چقدر هم که برای مشتریان مفید باشد، همیشه زمانهایی هست که مشتریان میخواهند و نیاز دارند با اپراتوری زنده برای حل مشکلشان صحبت کنند. شما میتوانید بسته به شرایط کسبوکارتان، مسیردهیهای متفاوتی داشته باشید. بهطور مثال میتوانید تماسگیرنده را به یک شماره موبایل یا شعبۀ دوم دفتر خود هدایت کنید.
همکارانتان را آموزش بدهید.
کارمندان کسبوکارتان میبایست دربارۀ فناوری هوشمند تلفنی اطلاعات کافی داشته باشند.
ممکن است بعضی از تماسگیرندهها پرسشهایی دربارۀ نحوۀ استفاده از فناوری داشته باشند. کارمندان شما حتماً باید قادر به پاسخگویی آنها باشند.
با رعایت نکات فوق میتوانید مشتریان خود را همچنان به کسبوکارتان وفادار نگه دارید؛ چراکه قطعاً حس توجه به نیازهای آنها، بهصورت صحیحی منتقل خواهد شد.
معایب تلفن گویا
با گذشت زمان فناوری تلفن گویا پیشرفت میکند؛ اما هنوز هم عیبهایی دارد. مانند بقیۀ انواع فناوریها و تکنولوژیها، این نوعی فناوری بايد مرتبا به روز رسانی و با استفاده از بازخورد ارتباط مشتريان ، بازنگری و بهينه سازی شود .
کسبوکارهایی که خدمات مشتریان دارند، باید منوی پایگاه دادۀ تلفن گویای خود را برای همسویی با نیازهای متغیر تماس گیرندگانشان دائماً بهروزرسانی کنند. اگر با هجوم تماس مشتریان برای دریافت آدرس یکی از شعباتتان مواجه شدید، آنگاه بهروزرسانی تلفن گویا با آدرسهای مرتبط میتواند میزان انتقال تماسها به کارشناسان شما را برای دریافت آدرس به شکل چشمگیری کاهش دهد. این کار وقت کارشناسان شما را برای تماسگیرندگانی که واقعاً به کمک احتیاج دارند، خالی میکند.
علاوه بر این، گنجاندن پیامهای از پیش ضبطشده جامع در فناوری تلفن گویا برای مدیریت هر مشکل بالقوه، کار دشواری است. استفاده از منوی پرسشهای متداول، ایده آلترین حالت ممکن است، اما فهرستکردن تمام سناریوها کار دشواری است.
بخش دوم : کاربرد تلفن گویا در مجتمع های اقامتی و هتلها
استفاده از تکنولوژی های دیجیتال در هتل ها گرچه ميتواند در بسياری از مواقع در بالابردن کيفيت و کلاس هتل کارساز باشد ، اما چنانچه به درستی و متناسب با نيازهای مشتريان و مهمانان طراحی نگردند ، خود ميتوانند به عنوان شروع نارضايتی و گاه حتی نکته ای آزار دهنده برای آنها نيز تبديل شوند .
هدف اصلی از بکار گيری سيستمهای اتوماسيون پاسخگو در هتل در واقع کاستن از احتمال نارضايتی ميهمانان و متقاضيان بدليل دير پاسخ دادن و يا ارائه ی پاسخهای اشتباع بدلايل خطاهای انسانی و از طرفی کاستن از هزينه های مرتبط با نيروی انسانی و جلوگيری از هدر رفتن منابع مالی هتل که همواره مد نظر مديران و مالکان آن ميباشد ، است .
چنانچه سناريوی طراحی شده برای اپراتور گويا ، گيج کننده ، نامفهوم و يا طولانی باشد و تماس گيرنده را به سرعت و با احترام به اطلاعات مورد نيازش نرساند ، نصب اين سيستم که برای آن هزينه صرف شده ، نه تنها کلاس کار هتل را پايين می آورد ، که بتدريج با کاستن از مشتريان ، موجب کاهش درآمدهای هتل نيز خواهد گرديد .از طرفی مراکز اقامتی که با تنوع مسافران از کشورهای مختلف سروکار دارند ، بايد در شروع سناريو ، به تماس گيرنده اجازه ی انتخاب زبان گفتگو را نيز بدهند
سيستم پاسخگوی اتوماتيک (Auto-Answer) در هتل :
اولين کاربردی که از يک سيستم IVR( Interactive Voice Response) در هتل ها و مراکز اقامتی ميتوان در نظر داشت ، يک سيستم پاسخگوی اتوماتيک (AA) است که با لحنی دوستانه و صميمانه ميتواند قسمتی از بار اپراتور يا رسپشن هتل را به دوش بکشد .
بايد در نظر داشت که در مواقع رقابت بين چند مرکز اقامتی برای جلب نظر مشتريان ، سيستم تلفنی از اهميت فوق العاده ای برخوردار است ، چون اولين ويترين هتل ، سيستم تلفنی و کيفيت پاسخگويی آنهاست .
همانطور که مي بينيد ، بهتر است اولويت های اصلی و پر مراجعه را در ابتدای ديالوگ ها قرار دهيد تا تماس گيرنده با احتمال بيشتری و در زمان کوتاهتری به هدف ارتباطی خود برسد .
نکته ی مهم ديگر نيز اين است که بهتر است برقراری ارتباط با يک کليد بجای دو يا سه کليد انجام شود . منظور اين است که اگر تعداد آيتمهای انتخاب شده بيشتر از ده مورد ( تعداد کليدهای کيبرد تلفن) باشند ، يک راه استفاده از ورود به منوها با استفاده از کليدهای ستاره (*) يا مربع(#) است که ميتواند پس از دو رقم آورده شوند . بدينصورت :برای ارتباط با رستوران اول شماره 11 و سپس کليد ستاره ، رستوران دوم شماره 12 و سپس کليد ستاره،…. را شماره گيری نماييد .
سيستم نظر سنجی و روابط عمومی گويا در هتل :
يکی ديگر از کاربردهای IVR ، استفاده از توانايی آن برای جمع آوری و دسته بندی نظرات ، اتنقادات و پيشنهادات مشتريان است که ميتواند بعنوان صندوق صوتی روابط عمومی گويا معرفی گردد .
در اين سيستم تماسگيرنده با مطرح کردن پرسش و يا انتقاد و پيشنهادش، ميتواند يک کد پيگيري از دستگاه دريافت کند و در تماسهاي بعدي با دادن اين کد، پاسخ مسئول مربوطه را که در صندوق صوتي ويژة پاسخها براي وي ضبط شده است را دريافت نمايد. اين پاسخ ميتواند به صورت گويش و يا مکتوب باشد. همچنين با اخذ شماره موبايل از تماس گيرنده (درصورتی که در Caller ID) تماس ورودی دريافت نشده باشد ، و اخذ اجازه از وی ، ميتوان علاوه بر ارسال پاسخ بصورت مکتوب ، از آن شماره برای اطلاع رسانی های بعدی نيز استفاده نمود .
با معرفی يکی از کليدهای منوی خوش آمدگويی اوليه (Welcome menu) به صندوق صوتی مديريت يا روابط عمومی گويا ، مي توان سناريوی زير را برای مشتری به منظور تکميل سيکل CRM (مديريت ارتباط با مشتريان) طراحی کرد :
سيستم اطلاع رسانی گويا در هتل :
با اتصال سيستم گويا به بانکهای اطلاعاتی محلی يا اينترنتی ، ميتوان خدمات ويژه ای را به مشتريان و ميهمانان هتل ارائه داد .
از جمله اين خدمات :
- اطلاع از زمان تخليه و ساعت ورود و خروج ميهمانان اطلاع از مانده حساب فوليوی ميهمانان تا اين لحظهاطلاع از نرخ مکالمات شهری ، بين شهری و بين المللی از تلفن اتاقهااطلاع از برنامه های ويژه تفريحی رايگاناطلاع از زمان ارائه سرويس در رستورانهااطلاع از پيش بينی وضعيت هوا طی روزهای آيندهاطلاع از وضعيت راهها…
از نظر فنی و محدوديتی که در سيگنالينگ بين مراکز معمولا وجود دارد ، پيشنهاد درخواست برقراری تماس خروجی به سيستم IVR ممکن است در عمل درخواست کننده را به مشکل بياندازد . با استفاده از سيستم بيلينگ و شارژينگ و ويژگی Checkin/Checkout که در اکثر سويچهای مخابراتی وجود دارد ، ميتوان شماره گيری از تلفن اتاق را بعهده ی مهمان گذاشت و البته با اطلاع رسانی از نرخ مکالمات ونحوه صدور صورتحساب و پرداخت آن هنگام خروج مهمان ، علاوه بر درآمدزايی از اين امکانات برای هتل ، از دردسرهای مربوط به عدم پاسخگويی طرف مقابل ، قطع ناگهانی تماس حين مکالمه و … که معمولا قابل پيگيری نيستند ، نيز راحت شد .
سيستم اطلاع رسانی از طريق پيامک :
استفاده از پيامک ، يا اپليکيشنهای پيام رسان ، يک راه ارزان و مطمئن برای ارتباط دوطرفه با مشتريان هر کسب و کاری است . با اين ارتباط غير همزمان ، مشتريان هتل ميتوانند اطلاعات مورد نياز حين اقامت را بصورت مکتوب و رسمی دريافت نمايند . علاوه بر آن ، اين ابزار ميتواند راه بسيار مناسب و دقيقی برای جذب مشتريان ، پاسخگويی رسمی و تقدير و تشکر ، ارسال پيامهای تبريک ، ارسال اطلاعات کلی و امکانات قابل ارائه و حتی تبليغات و کسب درآمد برای هتل ، از پيمانکاران جزء مثل رستورانهای محلی ، تاکسی سرويسها ، تورگردانها و … باشد .
اين سيستم گرچه از نظر فنی تاحدودی مستقل از سيستم گويا ميباشد ، ولی از نظر کاربردی ، تکميل کننده ی چرخه CRM و ارتباط با مشتری ميباشد .
معمولا اين سيستمها در قالب SMS Gateway که به همراه يک GSM Modem ميباشند ، عرضه ميگردند .